Interne Kommunikationsmedien im Wandel - Intranet vs. Wiki
So ziemlich jedes Unternehmen hat es, das Intranet. Aber ist der Einsatz dieser Plattform in Zeiten von Web 2.0 und Social Media überhaupt noch aktuell oder ist diese Kommunikationsform schon längst veraltet?
Das Intranet ist das meist eingesetzte Instrument in der internen Kommunikation. Es informiert Mitarbeiter über interne Prozesse, stellt Formulare und Anträge bereit und ist für alle Nutzer des internen Netzwerkes zugänglich. Derzeit wird allerdings der Einsatz von Wikis überall diskutiert. Mit ihnen erhält die Welt der Social Media Einzug in die Unternehmen. Werden sie das Intranet ersetzen oder ergänzen? Was ist in Zeiten von Web 2.0 zu beachten und welche Aspekte sollten in der internen Kommunikation berücksichtigt werden? mediaPResence zeigt Wege auf.
Das Prinzip eines Wikis ist so einfach, wie überzeugend. Mitarbeiter generieren selbst Content und stellen ihn anderen zur Verfügung. Ähnlich wie im sogenannten „Mit-mach-Netz“ fungiert der User also als Prosument und wird selbst aktiv. Die Plattform regt zum Austauschen und Helfen an, aber auch zum Informieren und informiert werden. Im Gegensatz zum Intranet ist diese Kommunikationsmethode flexibel und ermöglicht einen dualen Informationsweg.
Gerade unter dem Stichwort „Wissensmanagement“ scheint ein Wiki für Vorgesetzte als ein attraktives Werkzeug. Wissen wird generiert, geteilt, kontinuierlich erweitert und für alle zugänglich gemacht. Es ermöglicht eine gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten, ortsunabhängig und mit Versionsverwaltung. Was vor allem für Vorgesetzte in der Projektarbeit, neben der einfachen Handhabung und den geringen laufenden Kosten, schlagende Argumente sind. Bedenken sehen sie in der Qualitätssicherung der Inhalte, denn Freigabeprozesse fehlen.
Aber die Argumente für einen Einsatz sind überzeugend und deswegen greifen bereits viele Unternehmen zumindest auf Wikis neben dem Intranet zurück. Meist wird hier von Abteilungs- oder Projekt-Wikis gesprochen, diese sind nicht unternehmensweit verfügbar, sondern auf eine bestimmte Benutzergruppe beschränkt. Damit ergänzen Wikis im Moment das Intranet. Stetige und offizielle Informationen bleiben im Intranet und gruppenspezifische Informationen und Arbeitsmethoden werden im Wiki platziert.
Der Erfolg ist jedoch bisher mittelmäßig. Schaut man auf Unternehmen wie IBM, wird der Einsatz von Wikis gelebt und zelebriert - in den deutschen, mittelständischen Unternehmen sehen viele Mitarbeiter die Pflege des Wikis teilweise als zusätzlichen Zeitaufwand und geben nur ungern ihr Wissen für alle frei. Denn gerade in wirtschaftlich schlechten Zeiten bleibt die Angst durch Wissensaustausch jederzeit auswechselbar zu sein.
Hier muss interne Kommunikationsarbeit geleistet werden, um den Mitarbeitern die positiven Aspekte zu verdeutlichen und das negative Image zu nehmen. Ein Wiki soll die Mitarbeiter nicht austauschbar machen, sondern die gemeinsame Arbeit fördern und fordern. Außerdem muss die Bedeutung von Dokumentation hervorgehoben werden. Informatiker wissen bereits, wie wichtig eine detaillierte Dokumentation von Programmier- und Arbeitsschritten ist. Dass eine Dokumentation aber auch in anderen Arbeitsbereichen wichtig ist und gerade beim Mitarbeiterwechsel oder bisher unerschlossenen Arbeitsgebieten (Beispiel Projektarbeit in der Forschung) eine große Bedeutung hat, ist vielen Mitarbeitern nicht bewusst.
Das Intranet wir also nicht ersetzt, sondern ergänzt. Es behält seine ursprüngliche Funktion, während die Wikis eine neue Funktion übernehmen. Für die Zukunft wird Wikis eine große unternehmensinterne Bedeutung zugesprochen. Sind sie im Unternehmen angekommen und anerkannt, werden die Wikis die Funktionen des Intranets wohl übernehmen. Unternehmen, die keine Wikis einsetzen, sollten in ihrem Intranet zumindest einige Funktionen der Wikis einbauen, es zu einem sozialen Intranet umbauen und die neuen Möglichkeiten der sozialen Informationstechnik nutzen, um Mitarbeiter zu motivieren und eine Zusammenarbeit zu fördern.
Erst wenn der große Nutzen von Wikis in den Köpfen der Mitarbeiter verankert ist, kann die Begeisterung für die private Nutzung von Sozialen Medien auch auf das Arbeitsleben übertragen werden und Mitarbeiter können dort abgeholt und begeistert werden, wo sie sich selber wiederfinden, im Sozialen Intranet.
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